Sumber foto : Unsplash.com
Work from home tidak menghalangi untuk tetap bekerja secara produktif. Semua target dan deadline yang menanti, harus segera kamu selesaikan dengan baik tentunya. Kalau biasanya di kantor kerap kali ada meeting, kamu bisa memanfaatkan online video meeting nih untuk berkumpul dan membahas project bersama para kolega. Jangan salah, melakukan meeting online pun ada beberapa tips yang perlu diperhatikan, lho! Apa saja ya?
Cek Performa Aplikasi
Sebelum melakukan online video meeting, pastikan kamu memilih aplikasi yang tepat. Ada berbagai aplikasi yang memfasilitasi pertemuan online dalam jumlah banyak seperti Zoom dan Google Hangout. Sebelum memulai meeting, ada hal-hal yang perlu kamu perhatikan nih agar berjalan efektif.
Jika kamu menggunakan laptop, pastikan fitur Webcam sudah aktif. Pastikan microphone juga aktif agar suara terdengar saat meeting. Hindari kelalaian dalam menyiapkan dua hal ini agar meeting berjalan lancar. Untuk mengecek performa webcam dan microphone, kamu dapat melakukan video call dulu bersama teman sebelum meeting sambil mencobanya.
Pastikan Wifi di Rumah Memadai
Nah, tips berikutnya juga tidak kalah penting yaitu pastikan Wifi di rumah memadai untuk melakukan online video meeting. Begitu banyak orang yang tinggal di rumah selama masa karantina guna mencegah penyebaran virus corona dan menggunakan internet pada saat yang sama.
Akibatnya, bandwidth dan layanan Wifi dapat melambat. Untuk mengatasinya, kunjungi speedtest.net untuk mengukur kecepatan internet di rumah. Jika kecepatan Internet di bawah 20 megabit per detik, ada kemungkinan besar video kamu akan terlihat buram dan dengan suara yang terputus-putus.
Gunakan Fitur Mute di Waktu yang Tepat
Umumnya, orang-orang tidak menggunakan fitur Mute (mematikan mikrofon) ketika online video meeting. Hal tersebut dapat menyebabkan suara dari luar seperti anjing menggonggong dan anak-anak yang berteriak mengganggu selama meeting berjalan.
Pada layanan aplikasi seperti Zoom dan Google Hangouts, kamu memiliki opsi untuk mematikan mikrofon sebelum bergabung dengan rapat, dan semua orang kecuali orang yang memimpin rapat harus melakukannya. Nyalakan mikrofon hanya ketika giliran kamu untuk berbicara. Wah, kamu harus mulai memanfaatkannya dengan baik yaa selama online meeting!
Pilih Tempat yang Kondusif
Masa karantina corona menyebabkan seluruh anggota keluarga berada di rumah, tak terkecuali anak-anak. Memang, keluarga adalah hal yang terpenting namun bukan berarti para rekan kerja ingin melihat anggota keluarga yang lalu lalang selama meeting berjalan atau hewan peliharaan kamu duduk di keyboard bahkan suara bising dari anak-anak yang sedang bermain.
Agar online video meeting berjalan lancar dan efektif, pilihlah tempat yang kondusif dalam rumah seperti ruang belajar atau pastikan kamu seorang diri di dalam kamar paling tidak sampai meeting selesai. Hal ini dimaksudkan agar para rekan kerja yang lain tidak terganggu dengan kebisingan yang diciptakan dari anggota keluarga.
Siapkan Materi dan Tetap Fokus
Tanggung jawab ada pada manajer untuk membuat online video meeting berjalan lancar, kondusif dan efektif. Namun, kamu harus tetap menyiapkan materi apa saja yang ingin kamu bicarakan selama meeting berjalan agar tidak memakan waktu lama dengan membuat para kolega menunggu kamu menyiapkan materi secara on the spot saat online video meeting.
Nah, selain itu pastikan juga untuk selalu fokus! Jika kamu tertidur dan iseng-iseng main sosmed seperti Twitter atau Facebook, ketahuilah bahwa orang mungkin tahu. Aplikasi Zoom, misalnya, memiliki pengaturan yang memungkinkan host melihat apakah kamu telah beralih dari aplikasi Zoom selama lebih dari 30 detik. Hati-hati, ya!
Batasi Intensitas Online Video Meeting
Dilansir dari buku “Remote: Office Not Required”, pekerjaan jarak jauh (disebut pula remote) adalah tentang menghormati waktu seseorang serta memberi ruang pada orang tersebut. Memang, jika di kantor, meeting sering kali diadakan dalam tiap minggunya. Bahkan, dalam satu hari bisa terdapat 2 hingga 3 meeting.
Namun, hal ini berbeda dengan online video meeting. Jumlah pertemuan secara virtual ini dapat dibatasi dengan membuatnya ringkas dan efektif. Tidak semua kolega kerja memiliki waktu luang karena bisa saja terdapat beberapa pekerjaan yang harus diselesaikan atau mereka disibukkan dengan hal lain. Seperti meminta pengasuh untuk mengasuh anak-anak serta mengurusi kebersihan rumah.
Fitur Kamera Tidak Berfungsi? Bukan Masalah!
Mr. Fried, seorang penulis buku berjudul “Remote: Office Not Required”, menceritakan sebuah pengalaman ketika melakukan wawancara kerja secara online. Timnya menggunakan video call untuk mewawancarai kandidat yang kelak menduduki posisi pemasaran untuk Basecamp.
Saat itu, orang terakhir yang mereka wawancarai menolak untuk menyalakan kamera ketika sesi tanya jawab berlangsung. Kandidat tersebut menjelaskan bahwa dia melakukan percakapan terbaiknya ketika dia berjalan-jalan, alih-alih duduk kaku di depan kamera. Mr Fried menghargai itu dan ternyata hasil wawancara kandidat memuaskan. Ia berhasil diterima. Kesimpulan yang dapat diambil dari kisah ini adalah, fitur kamera tidak menjadi halangan bagimu memberikan aspirasi selama kamu sudah menyiapkan yang terbaik.